POLITIQUE DE GOUVERNANCE À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE VOXDATA

La société Voxdata inc.(ci-après « Voxdata ») s’engage à recueillir, utiliser, communiquer, conserver et détruire vos Renseignements personnels, qu’elle que soit la nature de leur support et qu’elle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles, conformément à la présente politique (la « Politique »).

La présente Politique a également pour objectif de divulguer les rôles et responsabilités des membres du personnel de Voxdata de la collecte jusqu’à la destruction de vos Renseignements personnels.

Si vous avez un quelconque questionnement à l’égard de vos Renseignements personnels et qu’à la suite de la lecture de la Politique, ce questionnement demeure, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des Renseignements personnels, à l’adresse courriel suivante : privacy@voxdata.com.

Voxdata peut, à sa discrétion, modifier de temps à autre la Politique. Si une modification est apportée à la Politique, vous en serez informé, le cas échéant. Une fois informée, l’utilisation continue des services fournis par Voxdata, après l’entrée en vigueur de la Politique modifiée, correspond à votre consentement à cette Politique telle que modifiée.

1. Définitions

Dans la présente Politique, nous entendons par :

« Renseignement(s) personnel(s) » signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier;
« Responsable » désigne le responsable de la protection des Renseignements personnels nommé par Voxdata veillant à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi, lequel Responsable peut être rejoint par courriel à l’adresse : privacy@voxdata.com;
« Loi » désigne la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chapitre P-39.1, ainsi que tout amendement ou modification ultérieure apportée à cette Loi; et
« Incident de confidentialité » s’entend :
1. de l’accès non autorisé par la Loi à un des Renseignements personnels;
2. l’utilisation non autorisée par la Loi d’un Renseignement personnel;
3. la communication non autorisée par la Loi d’un Renseignement personnel; ou
4. la perte d’un Renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

2. Consentement

En transmettant vos Renseignements personnels à Voxdata, vous accordez votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication, à la conservation et à la destruction de vos Renseignements personnels par Voxdata en conformité avec la présente Politique.

3. Fins auxquelles les Renseignements personnels sont recueillis

Voxdata collecte vos Renseignements personnels pour les fins suivantes:

répondre à vos demandes ou vos questions;
exécuter sa prestation dans le cadre de l’exécution de contrats de service auprès d’une clientèle variée dans le domaine des centres d’appels;
offrir des services de soutien aux ventes et de transformation numérique à ses clients;
améliorer le site Web et ses services ou pour examiner vos intérêts en tant que client. Voxdata peut aussi utiliser vos Renseignements personnels pour personnaliser votre expérience ou afficher le contenu en fonction de vos préférences;
vous transmettre, selon le choix que vous avez exprimé, du matériel publicitaire ou de l’information supplémentaire sur ses services, sondages, concours, promotion et offres spéciales, et ce, à des fins de marketing. Toutefois, vous êtes libre de choisir de ne pas recevoir de matériel publicitaire ou commercial en tout temps;
mener des études de marché et des recherches sur le rendement dans l’optique d’améliorer le service à la clientèle et la qualité des services sur le site Web;
des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité. Voxdata peut notamment utiliser les informations pour protéger son entreprise, ses clients ou le site Web;
l’exécution de contrats de service au bénéfice d’une clientèle dans le domaine des centres d’appels;
des fins de soutien technique à la clientèle; et
vous contacter au sujet de cette Politique.

Voxdata utilise vos Renseignements personnels uniquement aux fins prévues à la présente Politique, et s’engage à obtenir votre consentement pour toute autre utilisation qui n’est pas prévue aux présentes, sauf en cas d’exception prévue à la loi.

4. Moyens de collecte de vos Renseignements personnels

Voxdata collecte vos Renseignements personnels lorsque vous :

créez un profil client sur le présent Site Web;
contacter une entreprise ayant conclu un contrat de service et que vous êtes en contact avec un employé ou un agent de Voxdata;
cliquez sur une annonce publicitaire que Voxdata a placée sur un site Web de tiers (ex. : Google, Facebook, etc.);
complétez un sondage, participez à un concours ou toute autre promotion;
nous contacter par courriel, par téléphone ou par tout autre moyen de communication; et
lorsque nous recevons des Renseignements personnels pour des potentiels employés de la part des entreprises de recrutement.

Lorsque Voxdata recueille vos Renseignements personnels auprès d’une autre personne qui exploite une entreprise, vous pouvez contacter le Responsable afin d’être informé de la source de ces renseignements.

5. Droit d’accès et de rectification prévu par la loi

Voxdata s’engage, à votre demande, à vous confirmer l’existence de votre Renseignement personnel, vous en donner communication et vous permettre d’en obtenir copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Vous disposez du droit d’exiger que soit rectifié un Renseignement personnel qui est inexact, incomplet ou équivoque, ou que soit supprimé le Renseignement personnel si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi.

Vous disposez du droit d’exiger que Voxdata cesse la diffusion de vos Renseignements personnels lorsque la diffusion de ceux-ci contrevient à la loi, à une ordonnance judiciaire ou dans l’éventualité où les conditions suivantes sont réunies : i) la diffusion vous cause un préjudice grave relatif au respect de votre réputation ou de votre vie privée, ii) ce préjudice est manifestement supérieur à l’intérêt du public de connaître ce renseignement ou à l’intérêt de toute personne de s’exprimer librement et iii) la cessation de la diffusion demandée n’excède pas ce qui est nécessaire pour éviter la perpétuation du préjudice.

Dans tous les cas, votre demande d’accès ou de rectification doit être faite par écrit en justifiant votre identité à titre de personne concernée par les Renseignements personnels. Le Responsable s’engage à répondre à votre demande écrite dans un délai de 30 jours suivant la réception.

L’accès à vos Renseignements personnels est gratuit, sauf si des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ceux-ci.

Advenant un refus d’acquiescer à votre demande, le Responsable s’engage à motiver sa décision et à vous indiquer la disposition de la loi sur laquelle ce refus s’appuie, des recours qui s’offrent à vous et du délai dans lequel ils peuvent être exercés. Le Responsable s’engage à vous prêter l’assistance requise afin de vous aider à comprendre le refus.

Le Responsable s’engage à délivrer sans frais une copie de votre Renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation de la suppression de votre Renseignement personnel. Il s’engage de plus à notifier, sans délai, toute personne qui a reçu les renseignements dans les six mois précédents la demande de la personne concernée et, le cas échéant, à la personne de qui elle les tient.

Le Responsable s’engage à conserver le Renseignement personnel faisant l’objet de votre demande d’accès ou de rectification pour le temps requis pour vous permettre d’épuiser vos recours prévus par la loi.

6. Droit de retirer votre consentement

Vous disposez, en tout temps, du droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation par Voxdata de vos Renseignements personnels. Pour ce faire, veuillez contacter le Responsable aux coordonnées prévues à la présente Politique.

7. Renseignements personnels recueillis automatiquement à l’aide du site Web – témoins de connexion (cookies)

Voxdata collecte les Renseignements personnels fournis par les témoins de connexion (cookies). Les témoins de connexion sont des fichiers de données qui sont communément stockés sur votre appareil lors de l’utilisation de sites Web et de services en ligne. Ils sont utilisés pour le fonctionnement efficace des sites Web et peuvent fournir de l’information et aider à la personnalisation des services.

Vous pouvez choisir d’accepter ou de refuser les témoins de connexion. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les témoins de connexion, mais vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur pour refuser les témoins de connexion si vous préférez. Si vous souhaitez désactiver l’utilisation de témoins de connexion, il est possible de le faire depuis le menu de préférence de votre navigateur. Il est possible de désactiver les témoins de connexion ou d’utiliser le mode de navigation privée lorsque vous utilisez les services du site Web. Toutefois, veuillez noter qu’en refusant d’accepter les témoins de connexion, l’utilisation du site Web peut être considérablement affectée.

8. Communication de vos Renseignements personnels

Voxdata tient à ce que vous compreniez avec qui elle partage les Renseignements personnels qu’elle recueille à votre sujet lorsque vous utilisez ses services. Conséquemment, Voxdata communique vos Renseignements personnels avec les personnes suivantes :

Clients – Lorsque Voxdata est mandaté par une entreprise pour l’exécution d’un contrat de service, vos Renseignements personnels collectés par un employé ou un agent Voxdata sont ensuite communiqués à son client. Dans ce cas, des procédures sont mises en place afin d’assurer la communication sécuritaire de vos Renseignements personnels.
Fournisseurs de services autorisés – Il se peut que Voxdata communique vos Renseignements personnels avec les fournisseurs de services qui effectuent des opérations pour le compte de Voxdata. Ces fournisseurs de services peuvent avoir accès à vos Renseignements personnels à la seule fin de remplir leurs fonctions. Dans ce cas, des mesures de sécurité seront mises en place afin d’assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels.
Partenaires commerciaux – Voxdata peut communiquer vos Renseignements personnels avec ses partenaires commerciaux afin de vous offrir des services. Dans ce cas, des mesures de sécurité seront mises en place afin d’assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels.
Transaction commerciale – Dans le cadre d’une transaction importante de Voxdata, telle que la vente des actions ou d’une partie des actions de Voxdata, une fusion ou une vente d’actifs. Toute tierce partie à qui Voxdata divulguera vos Renseignements personnels devra s’engager à utiliser ces Renseignements personnels conformément à la présente Politique, à moins d’indication contraire de votre part.

Voxdata doit obtenir votre consentement afin de communiquer ou transmettre vos Renseignements personnels à un tiers qui n’est pas visé à la présente Politique, sauf lorsqu’elle est justifiée de le faire en vertu d’une exception prévue à la loi.

Il est possible que vos Renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec. Le cas échéant, Voxdata s’engage à procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et à effectuer la communication seulement si l’évaluation démontre que les Renseignements personnels communiqués bénéficient d’une protection adéquate. Dans ce cas, la communication des Renseignements personnels fait l’objet d’une entente écrite qui tient compte des résultats de ladite évaluation et de toute modalité convenue dans le but d’atténuer les risques identifiés dans le cadre de cette évaluation.

Une copie de sauvegarde de toutes vos informations est conservée sur un serveur de recouvrement en cas de désastre, lequel est situé à Toronto.

9. Mesure de sécurité

Voxdata prend les mesures de sécurité qui s’imposent, y compris des mesures physiques, électroniques, technologiques et organisationnelles pour protéger vos Renseignements personnels.

À cet effet, Voxdata est conforme à la norme SOC2 et à la norme PCI DSS, lesquels sont des normes de sécurité et de conformités reconnues afin d’assurer la protection des Renseignements personnels.

Voxdata dispose également de différentes mesures internes reliées à la protection des Renseignements personnels, incluant la présente Politique, et de contrôles d’accès basés sur le rôle de chaque employé dans l’entreprise. De plus, les appels téléphoniques enregistrés et conservés sont cryptés afin d’assurer une protection adéquate.

10. Incident de confidentialité

Si Voxdata a des motifs de croire que s’est produit un Incident de confidentialité, des mesures raisonnables seront prises pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Voxdata constitue un registre de tout Incident de confidentialité, en indiquant les faits concernant la violation des Renseignements personnels, les Renseignements personnels faisant l’objet de l’Incident de confidentialité, ses effets, les personnes visées et les mesures prises pour y remédier.

Si l’Incident de confidentialité présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, Voxdata verra, avec diligence, à aviser la Commission d’accès à l’information instituée par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ainsi que toute personne dont un Renseignement personnel est concerné par l’Incident de confidentialité. Voxdata peut également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque, en ne lui communiquant que les Renseignements personnels nécessaires à cette fin. Dans ce dernier cas, le Responsable devra enregistrer la communication. Malgré ce qui précède au présent paragraphe, une personne dont un Renseignement personnel est concerné par l’Incident de confidentialité n’a pas à être avisée tant que cela serait susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la loi, est chargée de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.

Le Responsable verra à aviser la Commission d’accès à l’information et toute personne concernée dans les plus brefs délais et conformément aux dispositions de la Loi.

11. Durée de la conservation des Renseignements personnels

Lorsque les fins auxquelles vos Renseignements personnels ont été recueillis sont accomplies, ceux-ci seront détruits ou anonymisés par Voxdata, sous réserve de tout délai de conservation prévu par la loi.

Voxdata adhère aux principes standards reconnus dans l’industrie pour rendre les Renseignements personnels anonymes et irrécupérables. Le processus exact peut varier selon le type de Renseignements personnels et la destruction peut se faire automatiquement ou manuellement, selon le cas.

Il se peut que Voxdata conserve certains des renseignements inscrits dans votre compte à des fins analytiques, de comptabilité ainsi qu’à des fins d’intégrité de la tenue des comptes et de prévention de la fraude, de recouvrement de frais exigés, d’application des conditions d’utilisation, de prise de mesure que Voxdata juge nécessaire à la protection de l’intégrité du Site Web ou de ses utilisateurs ou de toutes autres mesures permises par la loi. De plus, si certains de vos renseignements ont été fournis avec votre consentement à des tiers, l’utilisation et la conservation de vos renseignements seront assujetties à la politique de ces tiers et Voxdata ne pourra en aucun cas être tenue responsable.

12. Traitement des plaintes

Pour toute plainte en lien avec la protection de vos Renseignements personnels ou à l’utilisation de ceux-ci par Voxdata, veuillez communiquer avec le Responsable à l’adresse courriel indiqué à la première page de la présente Politique, lequel donnera suite à votre plainte par courriel dans les plus brefs délais.

13. Rôles et responsabilités des membres du personnel

Voxdata met en place des contrôles sur les accès afin d’assurer que seulement les employés autorisés par Voxdata ont accès à vos Renseignements personnels. Ces employés autorisés ont besoin de connaître ou d’accéder à vos Renseignements personnels pour permettre à Voxdata d’offrir ses services.

Le Responsable veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la présente Politique. Il s’assure également que tous les employés autorisés de Voxdata ont pris connaissance de la Politique et qu’ils utilisent les Renseignements personnels conformément aux dispositions des présentes.

14. Accès et moyens d’accéder à vos Renseignements personnels

Pour toute question relativement à la l’accès de vos Renseignements personnels ou à l’utilisation de ceux-ci par Voxdata, veuillez communiquer avec le Responsable à l’adresse courriel indiquée à la première page de la présente Politique.

15. Préséance

En cas d’incompatibilité entre la présente Politique et la Loi, les dispositions prévues à cette dernière prévalent

Dernière mise à jour de la Politique : 21 décembre 2023